Fonctionnement des promotions
Les promotions de chaque programme sont identifiées par leur nom, leur département et l’année à laquelle elles finissent. Le nom de chacune des promotions doit terminer par les lettres « US ». Ce nom représente votre promotion! Vous devez en être fier et il doit vous ressembler.
Votre nom ne doit pas porter préjudice à quelconque groupe d’individus. Usez de votre gros bon sens !
L’AGES se réserve le droit de ne pas accepter votre nom.
Comité de promotion
Le comité de promotion doit être élu lors d’une Assemblée de Promotion. Il doit y avoir une personne responsable à la coordination, une personne responsable de la trésorerie et une personne responsable des activités socio-culturelles.
Voici un résumé des responsabilités pour chacun des postes:
RESPONSABLE À LA COORDINATION
- Représenter la promotion auprès de l’AGES
- Coordonner les activités de la promotion avec le reste du comité
RESPONSABLE DES ACTIVITÉS SOCIO-CULTURELLES
- Responsable de la promotion pour les 5@8 de l’AGES
- Organiser des activités pour la promotion avec le reste du comité
- Être présent à la rencontre des Resp. Socio. organisée par l’AGES
RESPONSABLE DE LA TRÉSORERIE
- Responsable des finances de la promotion
Dès la formation du comité, la promotion doit s’enregistrer sur le site internet de l’AGES et fournir les informations de contact de ces trois personnes. En s’inscrivant, la promotion accepte les Règlements Généraux de l’AGES et s’engage à les respecter où à subir les pénalités applicables.
En cas de besoin, l’AGES peut entrer en contact avec le comité de promotion pour le tenir informé des assemblées générales, entre autres.
L’AGES va communiquer avec les responsables des activités socio-culturelles pour la préparation des activités sociales du jeudi soir pour toute la session.
Financement des promotions
100% des profits générés par ces activités sociales sont distribués aux promotions à la fin de la session. Afin d’y avoir accès, chaque promotion doit fournir des bénévoles afin d’assurer la sécurité et le service tout au long de la soirée. Chaque fois qu’une promotion s’implique, cette dernière gagne une part. Une fois que tous les revenus et dépenses sont comptabilisés, les profits sont distribués proportionnellement au nombre de parts qu’une promotion a gagné.
Cet argent pourra ensuite être utilisé par la promotion pour organiser d’autres activités sociales comme les intégrations, le bal de fin de bac., des sorties. L’argent peut aussi être utilisé pour l’achat de matériel promotionnel comme un chandail de promotion, la mosaïque et un album.
FINANCEMENT – COTISATIONS
À la fin de la session, en plus de donner les parts d’activités sociales aux promotions, l’AGES verse 35% des cotisations des membres aux promotions. En effet, chaque membre paie une cotisation à l’AGES au début de la session. Cette cotisation permet à l’AGES d’offrir tous les services dont les membres bénéficient.
COMPTE DE PROMOTION
L’argent est directement versé dans le compte de promotion géré par l’AGES. Lors de l’inscription de la promotion, le compte est automatiquement créé. Il est toujours disponible d’avoir un solde et un relevé de transaction sur demande. Une telle demande doit être faite par un des membres du comité de promotion.
COMPTE DE PROMOTION – DÉPOTS
Il est toujours possible de déposer de l’argent dans le compte de la promotion. Pour se faire, les chèques ou l’argent comptant doit être dans une enveloppe scellée, bien identifiée. Il est possible de noter la raison du dépôt afin de faciliter le suivi plus tard. Le dépôt peut se faire à tout moment, dès que le local de l’AGES est ouvert. Lorsque le Responsable des Finances de l’AGES va déposer le tout, un courriel à tout le comité de promotion contenant une confirmation du dépôt ainsi que le nouveau solde du compte sera envoyé. Il est également possible d’effectuer des dépôts de manière électronique !
COMPTE DE PROMOTION – RETRAITS
Il est aussi possible d’effectuer des retraits. Pour effectuer un retrait, vous devez remplir le formulaire de finances au moins 1 semaine avant la date où vous voulez avoir l’argent. Bien suivre les indications dans le formulaire. Vous devez être un des représentants de la promotion dûment inscrit pour pouvoir demander ou approuver un retrait.
QUESTIONS
Si vous avez des questions, vous pouvez envoyer un courriel à ages.finances@usherbrooke.ca